Iniziamo subito con un tema estremamente importante: il codice destinatario e la PEC. Questo argomento è propedeutico alla corretta emissione e ricezione delle fatture. Se volete sapere tutto ciò che vi serve per essere sicuri con la vostra fattura elettronica, vi invitiamo a consultare la nostra guida all'uso della fattura elettronica. Nell'articolo di oggi faremo un approfondimento specifico intorno alla pec e al codice destinatario. Per scoprire quali sono gli altri argomenti trattati nella nostra rubrica fattura elettronica, vi invitiamo a leggere l'articolo di presentazione cliccando qui.

Codice destinatario o PEC: quale dato fornire per la ricezione delle fatture elettroniche?

Pec o codice destinatario

Già nella nostra guida avevamo trattato avevamo illustrato le due modalità di ricezione delle fatture elettroniche: o tramite PEC oppure attraverso il codice destinatario.

Il codice destinatario

Al tuo fornitore potrai fornire il tuo codice destinatario. Il codice destinatario è un codice alfanumerico di 7 caratteri collegato alla partita iva del soggetto che deve ricevere la fattura elettronica.  Tale codice deve essere opportunamente registrato presso l’agenzia delle entrate e successivamente comunicato ai propri fornitori. Quest’ultimi lo indicheranno specificatamente all’interno della propria fattura che sarà poi inviata allo SDI, il sistema di interscambio dell’agenzia delle entrate. 

Cosa è esattamente lo SDI?

Il sistema di interscambio dell’agenzia delle entrate rappresenta un intermediario telematico presso cui vengono comunicate tutte le fatture elettroniche e che ne controlla l’effettiva correttezza. Superato questo controllo, le fatture vengono poi reindirizzate alla pec o al codice destinatario precedentemente registrati sempre nel sito dell’agenzia delle entrate. E’ già da diversi anni che è attivo questo servizio, anche se finora era stato utilizzato esclusivamente per le fatture emesse nei confronti della pubblica amministrazione. Con gli anni è stato perfezionato e con il 2019 è pronto ad accogliere anche le fatture tra privati. Per avere un’idea di come funzioni ad oggi questo sistema di interscambio vi invitiamo a consultare il seguente link.

Ma come comunica il mio codice destinatario con lo SDI?

Già poco fa avevamo accennato al funzionamento del codice destinatario. In pratica una volta che la fattura supera i controlli telematici, lo SDI riconosce il codice destinatario registrato all'agenzia e invia in automatico la e-fattura al cliente. Per ottenere questo codice sarà necessario rivolgersi  al provider al quale ti affidi per la gestione contabile. Questi provider infatti hanno creato un canale telematico che comunica costantemente con lo SDI e che permette la corretta emissione e ricezione informatica delle fatture. Questi provider poi rilasciano ai propri clienti questo codice garantendone il funzionamento con lo sdi. Solo le più grandi aziende italiane sono in grado di poter creare un canale telematico esclusivo, i cui costi sono chiaramente proibitivi. Se ti appoggi invece a dei provider i costi sono sicuramente molto più ragionevoli.

Posso in alternativa gestire tutto tramite pec?

La risposta è Sì. Puoi infatti gestire la recezione delle fatture elettroniche tramite PEC senza doverti appoggiare presso un provider. Invece di trasmettere il tuo codice destinatario all’agenzia delle entrate, registrerai la tua PEC. Successivamente comunicherai al tuo fornitore l’indirizzo PEC registrato. Il fornitore, al momento di compilazione e invio della fattura, nel campo codice destinatario metterà 7 zeri e nel campo PecDestinatario inserirà la vostra PEC. Una volta effettuato il controllo allo SDI la fattura giungerà sulla vostra casella PEC. Problemi: nel caso di utilizzo di una pec, i problemi sono quelli classici di un indirizzo di posta elettronica. La casella infatti potrebbe pienarsi e non ricevere più comunicazioni, mettendo così a rischio la corretta ricezione delle vostre fatture passive.

Domande & risposte

Cosa succede se il cliente non fornisce al fornitore il codice destinatario o la PEC?

In questo caso il fornitore, non conoscendo il codice destinatario o la PEC, dovrà emettere la fattura in formato elettronico inserendo nel codice destinatario i "famosi" 7 zeri e lasciando vuoto il campo dedicato alla PEC.  A questo punto il Sistema d'interscambio dell'agenzia delle entrate, non sapendo a quale canale far consegnare la fattura, restituirà al fornitore un'avviso di mancata consegna.

• Il fornitore a questo punto dovrà comunicare al cliente attraverso canali da lui scelti (es. mail, PEC) che la sua fattura si trova nel sito dell'agenzia delle entrate (Fatture & Corrispettivi).
• Il cliente potrà accedere alla sua area personale presente nel sito web dell'agenzia, visionare la sua fattura per potersi poi portare in detrazione l'iva relativo all'acquisto. Per conoscere tutte le modalità di accesso per poter visionare le tue fatture elettroniche attive e passive vi invitiamo a leggere il nostro precedente articolo cliccando qui.

Esiste un modo per evitare questo tipo di complicazioni?

Sia dal lato del fornitore che dal lato del cliente abbiamo appena visto che le cose potrebbero complicarsi. Ulteriori problemi potrebbero verificarsi qualora il fornitore, al momento dell'emissione della fattura, indichi o digiti un codice destinatario errato. Potrebbero inoltre sussistere ulteriori problemi qualora il cliente cambi il proprio codice destinatario o la pec. Sarebbe infatti impossibile immaginarsi che tutti i fornitori aggiornino in maniera pressoché immediata la propria anagrafica cliente. Come fare dunque? Esiste un modo per evitare questo tipo di complicazioni? Sì, la soluzione per evitare che si verifichi tutto ciò è quella di registrare, sempre nel sito dell'agenzia delle entrate, il proprio codice destinatario o la propria PEC. Questo è un passaggio fondamentale e vi invitiamo a procedere in questa direzione se ancora non l'avete fatto.

Ciò che conta infatti è il codice destinatario presente all'interno del sistema di interscambio dell'agenzia delle entrate.

Se quindi un vostro fornitore non è a conoscenza della vostra pec o del vostro codice destinatario, il sistema elaborato dall'agenzia delle entrate sarà comunque in grado di associare la vostra partita iva al codice registrato in precedenza. La vostra fattura giungerà correttamente a destinazione. Stesso discorso vale se il fornitore ha indicato un codice destinatario sbagliato poiché errato oppure perché nel frattempo è cambiato: il codice destinatario presente nel sito dell'agenzia comunque "vince" su quello malamente indicato. Ciò chiaramente non esime il cliente dalla comunicazione del proprio codice o pec al fornitore, ma permette di evitare evidenti problemi nella gestione della E-fattura.

Come procedere alla registrazione del codice destinatario o della pec?

Ora che avete colto l'importanza della registrazione del vostro codice destinatario o della vostra PEC, volete subito procedere alla sua registrazione nel sito dell'agenzia? Ottima scelta. Vedrai che non è niente di così difficile: basterà entrare nel sito Fatture e Corrispettivi tramite le proprie credenziali fisconline, tramite la carta nazionale dei servizi o tramite SPID- identità digitale oppure delegando un intermediario (ad esempio un commercialista) ad accedere con le sue credenziali entratel. Una volta entrati nella propria area, procedere come riportato nell'immagine qui sotto:

Entrati dunque nell'area dedicata alla registrazione dovrete scegliere se indicare il vostro codice destinatario oppure le PEC: non è infatti possibile inserirli entrambi. Indicate dunque come indirizzo il canale che avete ritenuto più opportuno per la gestione della fattura elettronica. Una volta confermato, il codice verrà immediatamente modificato all'interno del sito dell'agenzia delle entrate. Potrete anche scaricare il vostro Qr-code che è stato appena aggiornato con le nuove credenziali.

Siamo finalmente giunti alla conclusione del primo dei tanti approfondimenti relativi alla fattura elettronica. Abbiamo visto uno degli elementi essenziali per la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche: il codice destinatario (o la pec in alternativa). Nei prossimi appuntamenti ci soffermeremo su un altro protagonista nella compilazione della e-fattura: la partita iva. Nel caso di Partita iva errata la fattura infatti verrebbe scartata e il fornitore dovrebbe procedere all'emissione di un altro documento elettronico. Per questo e per tanti altri argomenti vi invitiamo a seguire il nostro Blog e a mettere mi piace alla nostra pagina Facebook e linkedin.